Manajemen proyek adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal
perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian),
untuk dapat mencapai tujuan-tujuan proyek. Proyek adalah sebuah kegiatan yang
bersifat sementara yang telah ditetapkan awal pekerjaannya dan waktu selesainya
(dan biasanya selalu dibatasi oleh waktu, dan seringkali juga dibatasi oleh
sumber pendanaan), untuk mencapai tujuan dan hasil yang spesifik dan unik,
dan pada umumnya untuk menghasilkan sebuah perubahan yang bermanfaat atau yang
mempunyai nilai tambah. Proyek selalu bersifat sementara atau temporer dan
sangat kontras dengan bisnis pada umumnya (Operasi-Produksi), dimana
Operasi-Produksi mempunyai sifat perulangan (repetitif), dan aktifitasnya
biasanya bersifat permanen atau mungkin semi permanen untuk menghasilkan produk
atau layanan (jasa/servis). Pada prakteknya, tipe manajemen pada kedua sistem
ini sering berbeda, dengan kemampuan teknis dan keputusan manajemen strategis
yang spesifik.
Tantangan utama sebuah proyek adalah mencapai
sasaran-sasaran dan tujuan proyek dengan menyadari adanya batasan-batasan yang
telah dipahami sebelumnya. Pada umumnya batasan-batasan itu adalah ruang
lingkup pekerjaan, waktu pekerjaan dan anggaran pekerjaan. Dan hal ini biasanya
disebut dengan "triple constrains" atau "tiga batasan".
Dengan semakin meningkatnya kesadaran akan harkat dan martabat individu dalam
menjalankan proyek, maka batasan ini kemudian berkembang dengan ditambahkan
dengan batasan keempat yaitu faktor keselamatan. Tantangan selanjutnya adalah
bagaimana mengoptimasikan dan pengalokasian semua sumber daya dan
mengintegrasikannya untuk mencapai tujuan proyek yang telah ditentukan.
Menurut Project Management Institute (PMI), manajemen proyek
didasari oleh scope, schedule dan budget yang telah dikunci. Asumsinya adalah
masa depan bisa tidak berubah dan perencanaan yang matang dapat merubah masa
depan menjadi statis.
Konsep berpikir dari sudut pandang proyek mungkin masuk akal
dalam proyek konstruksi bangunan, namun dalam software development cara
berpikir seperti ini memiliki masalah dan seringkali menggiring orang-orang
untuk memiliki perilaku yang salah. Yang lebih bermasalah lagi, orang-orang
tidak memandang perilaku tersebut lumrah.
Tujuan Manajemen Proyek
Mengelola Risiko
Keberhasilan pelaksanaan proyek tak lepas dari ’trial and
error’ selama menjalani prosesnya. Reisiko bisa saja mengganggu keberlangsungan
suatu proyek, namun bukan berarti tidak bisa dikelola. Dengan melakukan
manajemen proyek, Anda dapat mengatasi risiko yang mungkin terjadi.
Memaksimalkan Potensi Tim
Kualitas sumber daya manusia turut mengambil peran penting
dalam melaksanakan proyek. Manajemen proyek menggerakkan setiap individu agar
dapat memainkan perannya dengan maksimal, mampu membuat perencanaan yang baik
serta memiliki kemampuan dalam mengelola proyek.
Menciptakan Perencanaan yang Tepat
Manajemen proyek mengarahkan pada perencanaan yang tepat
mencakup seluruh proses awal hingga akhir dengan memaksimalkan kualitas dan
kapabilitas.
Memanfaatkan Peluang
Manajemen proyek sangat membantu mengelola sebuah peluang
untuk dimanfaatkan bagi perkembangan perusahaan tanpa mengurangi nilai utama
yang ingin dicapai perusahaan.
Mengelola Integrasi
Membuat proyek tetap konsisten dan tetap berada pada jalur
yang tepat dibutuhkan integrasi antara sistem, proses bisnis, dan organisasi.
Kesinambungan antara 3 elemen tersebut membuat kunci dari nilai sebuah proyek
tetap terjaga, sehingga tujuan pun dapat tercapai. Manajemen proyek berperan
penting dalam mengidentifikasi dan mempertahankan integrasi.
Terdapat 3 (tiga) garis besar untuk menciptakan
berlangsungnya suatu proyek, diantaranya meliputi:
1. Perencanaan
Untuk mencapai sebuah tujuan, suatu proyek membutuhkan suatu
perencanaan yang benar-bebar matang. Yaitu dengan meletakkan dasar dari tujuan
dan sasaran dari suatu proyek sekaligus menyiapkan semua program teknis dan
menyiapkan administrasi supaya dapat diimplementasikan. Tujuannya yaitu supaya
memenuhi persyaratan spesifikasi yang ditentukan dalam batasan waktu, mutu,
biaya maupun keselamatan kerja. Perencanaan suatu proyek dilakukan dengan cara
studi kelayakan, rekayasa nilai, perencanaan area dari manajemen proyek
(Seperti: waktu, biaya, mutu, kesehatan, lingkungan,keselamatan kerja, sumber
daya, resiko dan sistem informasi).
2. Penjadwalan
Merupakan implementasi dari perencanaan yang bisa memberikan
informasi mengenai jadwal rencana dan kemajuan proyek yang meliputi sumber daya
(biaya, tenaga kerja, peralatan, dan material), durasi dan juga progres waktu
untuk menyelesaikan proyek. Penjadwalan proyek yang mengikuti perkembangan proyek
dengan berbagai macam permasalahannya. Proses monitoring dan juga updating
selalu dilakukan untuk mendapatkan penjadwalan yang realistis supaya sesuai
dengan tujuan proyek tersebut. Terdapat beberapa metode untuk mengelola
penjadwalan proyek, diantaranya yaitu Kurva S (hanumm Curve), Barchart,
Penjadwalan Linear (diagram Vektor), Network Planning serta waktu dan durasi
kegiatannya. Jika terjadi penyimpangan terhadap rencana awal, maka dilakukanlah
evaluasi dan tindakan koreksi supaya proyek tetap berada di jalur yang
diharapkan.
3. Pengendalian Proyek
Pengendalian mempengaruhi hasil akhir dari suatu proyek.
Tujuan utamanya yaitu untuk meminimalisasi segala penyimpangan yang mungkin
terjadi selama berlangsungnya proyek. Tujuan dari pengendalian proyek ialah
optimasi kinerja biaya, waktu, mutu dan juga keselamatan kerja harus memiliki
kriteria sebagai tolak ukur. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam proses
pengendalian ialah berupa pengawasan, pemeriksaan, dan juga koreksi yang
dilakukan selama proses implementasi.
